Приклад надання консультації з питань управління ризиками
Для аналізу Замовником була надана таблиця за якою на підприємстві відбувається відслідковування ризиків при ведені забудови (зразок).
| НАЗВА РИЗИКУ | НАСЛІДКИ РИЗИКУ | ЗАПОБІГАННЯ РИЗИКУ | СТАН | РІВЕНЬ РИЗИКУ | ВИД РИЗИКУ |
| Уповільнення робіт через непогоду | Збільшення тривалості робіт | Додаткові витрати на тепляки та обігрів | актуальний | високий | технічний |
| Відсутність виконавців робіт у підрядника в зв’язку з мобілізацією | Збільшення бюджету і тривалості робіт | Наявність альтернативного підрядника | актуальний | високий | технічний |
| Процеси погодження зі стейкхолдерами | Збільшення тривалості робіт | Погоджувати на етапі проведення тендеру | актуальний | середній | адміністративний |
| Недостатній об’єм фінансування | Збільшення тривалості робіт | Актуалізація бюджету | актуальний | високий | фінансовий |
| Виконання внутрішньомайданчикових мереж | Затримка виконання благоустрою | Прискорення погодження та виконання робіт | актуальний | високий | технічний |
| Неможливість виконання ТУ | Відмова у введенні в експлуатацію | Узгодження змін в ТУ | актуальний | середній | юридичний |
Надані практичні рекомендації.
Для того, щоб зробити таблицю більш інформативною та функціональною для управління ризиками, доцільно додати такі додаткові стовпчики:
- Відповідальна особа – вказати, хто конкретно відповідає за керування або ліквідацію ризику.
Ось можливі варіанти заповнення стовпця “Відповідальна особа” для кожного ризику, залежно від його природи та типу:
- ГІП / Начальник дільниці
- Керівник проєкту / Директор з будівництва
- Замовник / Девелопер / Проєктний менеджер
- Фінансовий директор / CFO / Замовник
- Інженер з монтажу обладнання / Генпідрядник
- Менеджер із закупівель / Відділ постачання
- Технічний нагляд / Представник енергопостачальної компанії
- Проєктувальник / Юридичний відділ / Координатор з сусідами
- Відповідальний за інженерію / Технічний директор
- Замовник / Керівник проєкту
- Проєктувальник / ГІП / Керівник ПТО
- Дата виявлення ризику – коли ризик було ідентифіковано.
Стовпець “Дата виявлення ризику” у системі управління ризиками відіграє важливу роль — він дозволяє:
- фіксувати момент, коли ризик став відомим (тобто був ідентифікований);
- відслідковувати затримки в реакції (від моменту виявлення до початку реагування);
- аналізувати ефективність моніторингу ризиків у межах проекту.
Як визначається «Дата виявлення ризику»:
| Ситуація | Дата виявлення |
| Ризик був зафіксований під час стартового аналізу проекту | Дата підготовки початкового плану управління ризиками |
| Ризик ідентифіковано на нараді з підрядником чи Замовником | Дата відповідної наради |
| Ризик зафіксовано на підставі запиту на зміну (Change Request) | Дата реєстрації запиту |
| Ризик виявлено після фактичної події (наприклад, затримки доставки) | Дата настання події або дата її реєстрації |
| Ризик виявлено в результаті зовнішніх обставин (наприклад, зміна законодавства, мобілізація) | Дата отримання інформації (наказ, повідомлення тощо) |
Формат для ведення в Excel:
- Дата у форматі: дд.мм.рррр (наприклад, 05.04.2025)
- Не залишати пустим — якщо дата не відома точно, допустимо зазначати період або умовну оцінку (наприклад, березень 2025 або поч. квітня 2025), але краще завжди мати чітку календарну дату.
- Планова дата усунення ризику – визначає крайній термін, до якого ризик має бути знижений або усунутий.
Стовпець «Планова дата усунення ризику» — це ключовий елемент управління ризиками, який дозволяє контролювати строки реагування та ефективність реалізації заходів з мінімізації ризику.
Що таке «Планова дата усунення ризику»?
Це календарна дата, до якої планується:
- повністю усунути ризик або
- знизити його рівень до прийнятного (контрольованого) рівня.
Вона визначається у процесі планування відповідних попереджувальних або коригуючих дій.
Як визначається планова дата:
| Тип ризику | Підхід до встановлення дати |
| Пов’язаний з погодою | Прив’язати до закінчення холодного сезону або монтажу «тепляків» |
| Пов’язаний з поставками | Залежить від терміну постачання + час на монтаж |
| Пов’язаний з фінансуванням | Прив’язати до графіку платежів (наприклад, дата розблокування фінансування) |
| Пов’язаний із погодженнями/дозволами | Прив’язати до плану-графіка погоджень (ППР, МУО тощо) |
| Пов’язаний з мобілізацією або людським ресурсом | Прогнозна дата виходу альтернативного підрядника на об’єкт |
| Пов’язаний із підготовкою проектної документації | Дата запланованої подачі документів або реєстрації в ДІАМ |
Навіщо це потрібно:
- Формує часові орієнтири для відповідальних осіб.
- Дає змогу включити відповідні заходи у MS Project або інші графіки.
- Служить основою для контрольних звітів, наглядових зустрічей та KPI управління ризиками.
- Фактична дата усунення ризику – фактична дата вирішення питання (після завершення заходів).
Стовпець «Фактична дата усунення ризику» є важливою частиною контролю та аналізу управління ризиками, особливо у звітах перед Замовником, аудиторами або в рамках системи управління якістю.
Що таке «Фактична дата усунення ризику»?
Це реальна календарна дата, коли:
- ризик було повністю усунуто, або
- ризик втратить свою актуальність / матеріалізацію, або
- рівень ризику було знижено до прийнятного рівня в результаті вжитих заходів.
Коли вважається, що ризик усунуто:
| Сценарій | Фактична дата усунення |
| Проблему ліквідовано повністю | Дата завершення відповідних робіт або подій |
| Ризик не справдився до контрольної дати | Дата завершення періоду ризику |
| Було впроваджено запобіжний захід | Дата завершення заходу |
| Ризик став неактуальним (скасовано ділянку, змінено проєкт) | Дата рішення або затвердження нової версії проєкту |
Для чого фіксувати:
- Оцінка ефективності управління ризиками (порівняння план-факт).
- Формування підсумкових звітів.
- Використання у форсайт-аналізі для майбутніх проектів.
- Підтвердження результативності рішень, прийнятих керівництвом.
Практична порада:
Після кожної виробничої наради або звіту про хід виконання робіт варто перевіряти список ризиків і, якщо якийсь із них можна вважати усуненим — негайно вносити дату у таблицю. Це забезпечує прозорість і своєчасне оновлення реєстру ризиків.
- Вартість заходів із запобігання – орієнтовна сума витрат на реалізацію запропонованих заходів.
Стовпець «Вартість заходів із запобігання» фіксує прогнозовану або фактичну суму витрат, необхідну для реалізації превентивних або компенсуючих заходів, спрямованих на усунення або мінімізацію ризику. Цей показник критично важливий для бюджетного планування та обґрунтування витрат на управління ризиками.
Що включає «вартість заходів»?
| Компонент | Приклад |
| Матеріальні витрати | Закупівля ДЕС, обігрівачів, тепляків, насосів |
| Вартість робіт | Оплата підряднику за додаткові погоджені обсяги |
| Послуги | Оплата експертизи, юридичного супроводу, узгоджень |
| Адміністративні витрати | Оформлення дозволів, логістика, комісії |
| Ризик-фонд | Часто виділяється як частка загального бюджету, напр. 3–5% |
Формат даних у таблиці Excel:
- Валюта має бути вказана (наприклад, грн / $ / €)
- Приклад: 150 000 грн або ~25 000 $
- Якщо дані уточнюються — зазначити «оцінка» або «TBD» (to be defined)
Приклад:
| Назва ризику | Заходи | Вартість |
| Утеплення зони робіт | Монтаж тепляків, оренда обігрівачів | 200 000 грн |
| Альтернативний підрядник | Мобілізація, завдаток | 500 000 грн |
Навіщо це важливо:
- Обґрунтування витрат перед Замовником / інвестором
- Планування резервів на випадок ризиків
- Оцінка доцільності заходів (іноді вартість превентивного заходу перевищує сам ризик)
- Підготовка до аудиту — особливо у державних або міжнародних проектах
Рекомендація:
- У складних проєктах доцільно пов’язати цей стовпець з бюджетною структурою (CBS).
- При високих значеннях — готувати відповідне техніко-економічне обґрунтування (ТЕО) або запис у журналах змін.
- Статус виконання заходів – інформація про хід виконання запобіжних заходів («Не розпочато», «У процесі», «Завершено»).
Стовпець «Статус виконання заходів» показує поточний етап реалізації конкретних дій, спрямованих на усунення або мінімізацію ризику. Це ключовий індикатор динаміки роботи з ризиками, який дозволяє Замовнику, керівнику проєкту чи аудиторам швидко оцінити ситуацію по кожному пункту.
Навіщо фіксувати статус:
- для контролю ходу реалізації заходів (наприклад, чи вчасно закуплено генератор, укладено договір, зроблено винесення кабелів тощо);
- для визначення пріоритетів (що вимагає негайного втручання);
- для звітності перед керівництвом / інвесторами;
- для візуалізації на дашбордах чи у графіку виконання (наприклад, у Power BI або MS Project).
Типові статуси:
| Статус | Пояснення |
| Не розпочато | Заходи ще не реалізуються, ризик тільки зафіксовано |
| У процесі | Робота над заходом триває (підписання договорів, закупівля, монтаж тощо) |
| Частково реалізовано | Деякі заходи виконано, але не в повному обсязі |
| Завершено | Ризик усунуто або знижено до прийнятного рівня |
| Неактуально | Ризик втрачено або змінились умови проекту |
| Призупинено | Реалізацію заходів тимчасово зупинено (наприклад, через фінансування, дозвільні обмеження) |
Практична порада:
Для зручності можна використовувати умовне форматування у Excel:
- червоний — «Не розпочато» / «Призупинено»
- жовтий — «У процесі» / «Частково реалізовано»
- зелений — «Завершено»
- Коментарі/Примітки – додаткова інформація, деталі або зауваження щодо конкретного ризику.
Стовпець «Коментарі/Примітки» — це гнучкий інструмент для фіксації додаткової, пояснювальної або контекстної інформації щодо конкретного ризику, яка не охоплюється іншими стовпцями, але критично важлива для управління та комунікації в межах проєкту.
Для чого потрібні коментарі/примітки:
- Контекст ситуації — пояснити, чому ризик виник або чим викликані затримки.
- Уточнення обставин — наприклад, хто саме з представників Замовника затримує погодження.
- Інформація про рішення — «На нараді 10.04.2025 погоджено зміну підрядника».
- Додаткові умови — «Очікується постанова КМУ щодо будівництва в прикордонній зоні».
- Взаємозв’язок із іншими ризиками або задачами — «Пов’язано з ризиком №х (фінансування)».
- Прогноз/пропозиції — «Можливо делегувати частину робіт місцевим підрядникам».
Приклади змісту коментарів:
| Назва ризику | Коментар |
| Уповільнення робіт через непогоду | Внутрішні роботи тривають без затримок, але фасад потребує захисту від вітру |
| Відсутність виконавців | Основний підрядник не вийшов на об’єкт, розглядається залучення нового субпідрядника |
| Узгодження зі стейкхолдерами | Очікується підтвердження позиції інвестора щодо дизайн-змін |
Рекомендації щодо ведення:
- Текст повинен бути коротким, але змістовним — до 2–3 речень.
- Уникайте абревіатур без розшифрування.
- Вказуйте дату оновлення коментаря (напр. «Оновлено 12.04.2025»).
- Коментар має допомагати приймати рішення, а не дублювати іншу інформацію таблиці.
Додаткова цінність:
Стовпець «Коментарі/Примітки» часто є єдиним джерелом “живої” інформації, яку важко автоматизувати. Саме він дозволяє:
- зберігати знання команди (особливо при зміні персоналу),
- відображати “польові” умови та неформальні рішення,
- підготуватись до щотижневих звітів без додаткового збору даних.
- Ймовірність настання – кількісна оцінка ймовірності виникнення ризику (низька, середня, висока, або у відсотках).
Стовпець «Ймовірність настання» (probability of occurrence) є однією з двох ключових змінних у кількісному та якісному аналізі ризиків. Він дозволяє оцінити, наскільки вірогідно, що ризик дійсно реалізується, тобто відбудеться подія, яка вплине на вартість, строки або якість виконання проєкту.
Мета цього стовпця:
- Пріоритезація ризиків.
- Обґрунтування, на які ризики спрямовувати ресурси.
- Створення матричних моделей ризику (наприклад, матриця ймовірність × наслідки).
- Планування резервів (часових, фінансових).
Способи визначення ймовірності:
Якісна шкала (словесна оцінка) — зручно для більшості будівельних проєктів:
| Значення | Інтерпретація |
| Низька | Малоймовірна подія, але враховується (≤ 30%) |
| Середня | Ймовірна за певних умов (31–70%) |
| Висока | Дуже ймовірна, очікується (71–100%) |
Кількісна шкала (у %) або балами — застосовується для складних моделей або фінансових розрахунків:
| Рівень | Відсоток | Альтернатива |
| Дуже низький | 0–10% | 1 бал |
| Низький | 11–30% | 2 бали |
| Середній | 31–60% | 3 бали |
| Високий | 61–90% | 4 бали |
| Дуже високий | 91–100% | 5 балів |
Рекомендація: У будівельних проєктах зручніше використовувати 3-рівневу якісну шкалу: низька / середня / висока. Вона проста для прийняття рішень на виробництві.
Приклади з вашої таблиці:
| Ризик | Ймовірність настання (приклад) |
| Уповільнення через погоду | Висока (особливо в міжсезоння) |
| Недостатнє фінансування | Висока (якщо вже спостерігається затримка платежів) |
| Підрядник відсутній через мобілізацію | Середня або висока (залежно від контрактної гнучкості) |
Як визначити рівень на практиці:
- Аналіз історичних даних (подібні проєкти).
- Опитування експертів або керівника дільниці.
- Аналіз залежностей: сезон, політична ситуація, контракти.
- Оцінка через Risk Breakdown Structure (структуру ризиків).
У випадку побудови матриці ризиків:
Поєднується ймовірність із впливом (наслідками). Це дозволяє класифікувати ризики за пріоритетом:
| Низький вплив | Середній | Високий
————-|—————|———-|———
Низька | Низький | Низький | Середній
Середня | Низький | Середній | Високий
Висока | Середній | Високий | Критичний
- Вплив на бюджет (вартість ризику) – потенційні фінансові наслідки реалізації ризику.
Стовпець «Вплив на бюджет (вартість ризику)» є ключовим елементом оцінки ризиків, який дозволяє:
- кількісно визначити потенційні фінансові втрати, якщо ризик реалізується;
- обґрунтувати доцільність витрат на превентивні заходи;
- оцінити потребу в резервному фонді проєкту;
- створити Risk Exposure Map для планування та звітності.
Що означає «вартість ризику»:
Це потенційна сума збитків, яку може понести проєкт у разі реалізації ризику, включаючи:
| Компонент | Приклад |
| Прямі витрати | Штраф за простій, додаткові роботи, плата за пришвидшене постачання |
| Непрямі витрати | Втрата репутації, зрив термінів запуску, конфлікт із Замовником |
| Адміністративні витрати | Переробка проєктної документації, судові витрати |
| Упущена вигода | Втрата доходу через затримку запуску об’єкта |
Як оцінюється:
- Кількісно (у гривнях / доларах / євро):
- Приклад: 1 200 000 грн
- Обраховується шляхом експертної оцінки або методом очікуваної вартості ризику:
Expected Monetary Value (EMV) = Ймовірність × Потенційні втрати
Наприклад:
Ймовірність = 60%
Потенційні втрати = 500 000 грн
EMV = 0.6 × 500 000 = 300 000 грн
- Якісно (якщо немає точних цифр):
| Вплив на бюджет | Орієнтовне тлумачення |
| Низький | До 100 тис. грн |
| Середній | 100–500 тис. грн |
| Високий | 500 тис. – 1,5 млн грн |
| Критичний | Понад 1,5 млн грн або впливає на весь проєкт |
Приклади для типових ризиків:
| Назва ризику | Вплив на бюджет |
| Затримка погодження з інвестором | Середній – ризик зсуву графіка на 1 місяць |
| Уповільнення робіт через непогоду | Низький – 100 000 грн (тепляки) |
| Недостатнє фінансування | Критичний – затримка всіх робіт, ризик санкцій |
Для чого використовувати:
- Пріоритезація: співвідношення вартості ризику та вартості заходу показує доцільність втручання.
- Формування резервів: на підставі сумарної вартості ризиків формуються резерви бюджету.
- Аргументація змін: якщо ризик реалізується, ці дані будуть використані у Change Request до Замовника.
Практичні рекомендації:
- Використовуйте експертні оцінки (керівник ПТО, фінансист, виконроб).
- Оцінюйте не лише грошові наслідки, а й непрямі ефекти (затримка здачі об’єкта).
- Якщо дані недоступні — починайте з якісної оцінки та поступово деталізуйте.
- Пріоритетність ризику – ранжування ризиків за значущістю для оперативного реагування.
Стовпець «Пріоритетність ризику» — це підсумкова класифікація, яка визначає, наскільки терміново та серйозно слід реагувати на конкретний ризик. Він базується на двох основних критеріях:
- Ймовірність настання ризику
- Вплив на проєкт (бюджет, строки, якість)
Навіщо потрібна пріоритетність:
- Щоб сфокусувати ресурси на найкритичніших ризиках
- Щоб формувати звіти і дашборди для Замовника та інвестора
- Щоб визначити порядок впровадження заходів
- Щоб контролювати ризики проєкту на постійній основі
Типові рівні пріоритетності:
| Рівень | Пояснення |
| Низький | Ризик має незначні наслідки, контрольований, моніторинг за необхідності |
| Середній | Потребує планових заходів контролю, але не загрожує критично |
| Високий | Може викликати серйозні порушення, потребує регулярного управління |
| Критичний | Несе загрозу зриву проєкту або суттєвих фінансових втрат. Має бути вирішений у першу чергу |
Як визначити рівень:
Метод 1: Матриця ризиків (Ймовірність × Вплив)
Приклад (3×3 матриця):
| Ймовірність \ Вплив | Низький | Середній | Високий |
| Низька | Низький | Середній | Середній |
| Середня | Середній | Середній | Високий |
| Висока | Середній | Високий | Критичний |
Метод 2: Балова оцінка
- Ймовірність: 1–5 балів
- Вплив: 1–5 балів
- Пріоритет = Ймовірність × Вплив
| Результат | Пріоритетність |
| 1–4 | Низький |
| 5–9 | Середній |
| 10–15 | Високий |
| >15 | Критичний |
Приклад для вашої таблиці:
| Ризик | Ймовірність | Вплив | Пріоритетність |
| Недостатнє фінансування | Висока | Критичний | Критичний |
| Узгодження стейкхолдерів | Середня | Середній | Середній |
| Уповільнення через погоду | Висока | Низький | Середній |
Практичні рекомендації:
- Формуйте зведену матрицю ризиків у кінці таблиці для візуалізації.
- Позначайте кольорами в Excel:
- Критичний — червоний
- Високий — помаранчевий
- Середній — жовтий
- Низький — зелений
- При розробці Плану реагування на ризики (Risk Response Plan) починайте саме з високих та критичних.
Ці додаткові стовпчики дозволять комплексно відстежувати стан і динаміку управління ризиками та зроблять процес контролю більш прозорим і ефективним.